TIPS VOOR EEN SYSTEEMBEOORDELING

Doel van een systeembeoordeling, ook wel managementreview, directiebeoordeling of soms ook wel kwaliteitsjaarverslag genoemd, is om lering te trekken uit de voorbije periode en op basis daarvan doelstellingen te formuleren voor een komende tijd. In de systeembeoordeling worden informatiebronnen beschouwd waaruit verbeteringen kunnen voortkomen, zoals:

• Afwijkingen, bijvoorbeeld klachten, Veilig Incident Meldingen en/of Meldingen Incidenten Patiënten of Fouten en Bijna Ongevallen.
• Patiënttevredenheidsonderzoek of anderszins informatie die vanuit de patiënten naar voren is gekomen, bijvoorbeeld in het overleg met de patiëntenraad.
• Resultaten van audits, zowel interne als externe.
• De primaire processen, bijvoorbeeld in de vorm van nefrologische en verpleegkundige prestatie-indicatoren en Renine gegevens.
• Kennis van het personeel en stand van zaken van de opleidingen.
• Medewerkerstevredenheidsonderzoek of daarmee verbandhoudende zaken als ziekteverzuim, verloop, algemene conclusies uit functioneringsgesprekken.
• Kritische leveranciers, bijvoorbeeld disposables, en kritische materialen, bijvoorbeeld water.
• Rol in de zorgketen en de mening van ketenpartners.
• Anderszins evaluaties, bijvoorbeeld van projecten en werkgroepen.

Het ligt voor de hand de systeembeoordeling onderdeel te laten uitmaken van de planning en control cyclus. De missie en visie van de organisatie vormt de basis voor de doelstellingen, de systeembeoordeling is daarbij het stuurinstrument. Uit de systeembeoordeling komen verbeterpunten naar voren die acties vereisen waar wellicht budget voor moet worden vrijgemaakt in een komende periode.
Onderdeel van de op ISO 9001:2000 gebaseerde HKZ-norm is het continu verbeteren; en zo moet ook tegen de systeembeoordeling worden aangekeken. Het kost de meeste organisaties enige jaren totdat de systeembeoordeling meer wordt dan een opsomming van gegevens en deze daadwerkelijk gebruikt wordt om een kritisch oordeel te vormen.
Er zijn organisaties die voor hun externe relaties een jaarverslag maken, vaak uitgegeven in een mooi boekje. De systeembeoordeling is echter een intern document, eerder een reflectie van het eigen denken waarin ook de zwakheden en dus de verbeterpunten aan bod komen. Het is daarom niet zo geschikt als extern document. In een systeembeoordeling kan desgewenst verwezen worden naar een jaarverslag om duplicatie van tekst te voorkomen.

Hoe vaak moet ik een systeembeoordeling houden? Dat hangt af van het ontwikkelingsstadium waarin een organisatie zich bevindt. Maakt een organisatie een woelige tijd door waarbij in korte tijd veel verandert, dan is een hogere frequentie van de systeembeoordeling aan te raden, maar gemiddeld genomen is 1 keer per jaar voldoende. Uiteraard zal bijsturing van het beleid ook tussentijds plaatsvinden, bijvoorbeeld tijdens managementteamvergaderingen. Dan blijft echter het tijdstip van de systeembeoordeling het uitgelezen moment om met een ‘helikopterview’ de opeenvolgende bijstellingen te beschouwen.
Kortom: de systeembeoordeling is een smeltkroes van informatiebronnen om tot verbeteringen te komen en dient niet alleen om naar gegevens te turen, maar ook om te sturen.

Chris van Buul, Lead Assessor LRQA